mardi 27 avril 2010

Getting Things Done dit GTD avec Project Server 2007/2010

 

Petit rappel

Même en se levant tôt, notre efficacité dépend essentiellement de notre faculté à bien gérer notre temps. Ceci est une introduction à la méthode Getting Things Done souvent abrégée en GTD qui fait l'objet du livre très connu outre-atlantique de David Allen. Elle sera suivie de quelques conseils pour les plus geeks d'entre vous car autant l'annoncer tout de suite : Internet est à l'origine d'une perte de temps phénoménale qu'il est bon de maîtriser si l'on souhaite accéder au niveau d'alphageek.

Source : http://www.biologeek.com/life-hacks/getting-things-done-gtd-ou-l-art-d-etre-efficace/

Cette introduction nous permet de nous poser la question suivante :

Est-ce que je sais ou pas gérer mes tâches au quotidien?

Cette question part du fait que dans une journée nous avons les tâches propres à un projet, ces mêmes tâches sont gérées par un outil tel que Excel, MS Project et au mieux Project Server. Mais les autres tâches ???

Quels tâches me direz vous, celle qui ne sont pas rattachées à un projet:

  • Appeler un client pour une prise de rendez-vous
  • Répondre à un appel d’offre
  • Remplir les feuilles de temps

Comment gérer le temps nécessaire à la prise en compte de ces tâches ? Quel sont les éléments qui me font perdre du temps ?

Gain de temps

Attention je ne parle pas de brider les salariés d’une société dans l’utilisation d’internet, de MSN ou d’application de réseaux sociaux. Ce geste doit être à l’initiative de chacun.

Ce qui prend du temps dans ma journée :

  • Consulter mes mails personnels pour voir de l’informations
  • Chatter pour ce dire “hi, cment va ?” , “c good et toi ?” , “au r1 tou va b1”, “tu fai koi?”, “je chat lol” ….
  • Vérifier sur Fac….k si une actualité est intéressante

Comment gagner du temps ? En prenant le temps avant le début de ma matinée pour checker mes mails ou en prenant 5 minutes à ma pause de midi pour effectuer toutes ces opérations. Bref il y a divers moyens permettant d’effectuer ces opérations à des heures plus adaptées.

Maintenant que je peux me libérer du temps comment puis-je organiser mon temps libre pour effectuer d’autres tâches. Dans le livre de David Allen une des méthodes mise en avant est l’utilisation de 43 dossiers:

  • 12 pour les mois de l’années
  • 31 pour les jours d’un mois

Cette solution permet effectivement de classer des tâches par mois et ensuite par jour du mois en cours, hors je trouve cette solution peu écologique :).

Nous pouvons également trouver des logiciels me permettant de gérer ce type d’activité, hors ai-je besoin d’installer encore un nouveau programme sur mon ordinateur? et si je change de PC comment je fais pour gérer mes tâches à plusieurs endroits.

Une solution !

De là je me suis dit, bon une application web permettant de faire un envois de mail en cas d’ajout de tâche par un tiers ou pour un rappel devrait me faciliter la vie, j’ai trouver des truc, et oui des truc pas très stable, pas simple d’installation et de configuration. Donc je me suis posé et j’ai fais le tour des applications web déjà installées sur l’infrastructure de ma société.

La réponse fût évidente “Project Server”  mais comment gérer ces fameuses tâches ? ce n’ai pas une activité ni une proposition et encore moins un projet, je me suis rappelé que j’utilisais Scrum pour gérer mes projets, donc créer un liste de tâche nommée “Mon BackLog” me semble appropriée à mon besoin, ni une ni deux je l’ai créé et mise en application.

Aujourd’hui dès que j’ai une tâche je l’a met dans ma liste de tâche, de plus, grâce à la connexion avec Outlook, je peux gérer cette liste depuis Outlook et donc gérer mes notifications.

Bonne gestion !

3 commentaires:

Vincent B. a dit…

Et la tâche créer une tâche dans outlook tu la notes ou ?

Lycée pompidou Hérault a dit…

Mais comment gérer la notion de contexte et de priorités propres à la méthode GTD?

Noham CHOULANT a dit…

Vincent :
La synchronisation de SharePoint (Car Project Server repose sur SharePoint) permet de créer une liste de tâches dans Outlook propre à la liste.

Lycée Pompidou Hérault :
La notion de priorité est propre à chaque contexte d'utilisation de la méthode GTD, vous parler de contexte rien n'empêche de personaliser facilement la liste sharepoint pour ajouter des champs des filtres etc...

Il serait intéressant d'approfondir vos idées.